Wszelka polemikę nad tym, czy kopiarki są urządzeniami potrzebnymi zakańcza zainstalowanie ich w biurach jako urządzeń wielofunkcyjnych. Rozwiązanie to posiada szereg zalet. Jedną z nich jest to, że pozwala ono na zlokalizowanie w jednym miejscu wszystkich potrzebnych sprzętów – kopiarki, skanera, drukarki, a niekiedy także i faksu. W ten sposób ma się pod ręka naraz wszystkie potrzebne sprzęty, nie trzeba ich zatem szukać w różnych miejscach biura, a następnie tracić czasu na ich odrębne włączanie. Rozwiązanie to pozwala, poza niewątpliwą oszczędnością czasu, także na oszczędności w innych obszarach. Kupując urządzenie wielofunkcyjne przeznaczymy na nie znacznie mniej miejsca, niż na każde z jej urządzeń z osobna. Dodatkowo unikniemy w ten sposób plątaniny kabli, obowiązku zakupu przedłużaczy i dodatkowych wtyczek do kontaktu. A dodatkowo oszczędzimy oczywiście prąd, gdyż urządzenie wielofunkcyjne pobiera go znacznie mniej niż skaner, drukarka, faks i kopiarka działające odrębnie. Zakup takiego sprzętu jest więc polecany szczególnie do biur o małej powierzchni, w których szuka się rozwiązań funkcjonalnych, ale nie zabierających wiele miejsca. Przyda się ono także wszędzie tam, gdzie oszczędności prądu odgrywają ważną rolę.

Kserokopiarkami nazywamy popularnie wykorzystywane w biurach i urzędach sprzęty pozwalające na dokonywanie kopii dokumentów. Samo słowo ksero nie wzięło się przypadkowo. Brzmi ono bardzo podobnie w języku polskim, czeskim, niemieckim, czy też angielskim, a stanowi nawiązanie do greckiego wyrażenia „ksero”, znaczącego tyle, co „suchy”. Bardzo dobrze określenie to pasuje do zasady funkcjonowania kserokopiarki. W procesie powielania obrazów nie wykorzystuje ona żadnych elementów zawierających płyny. To właśnie odróżnia ja od na przykład fotografii, w której do wywołania typowego zdjęcia niezbędna jest kąpiel chemiczna w określonych płynach.

Co do natomiast samej historii ksera, jej początków upatruje się już w początkach XX wieku. Stało się to za sprawą firmy Haloid, która 22 października 1937 roku wypuściła pierwszy model tego urządzenia, nazwany właśnie Xerox. Wiele lat musiało upłynąć, zanim urządzenie to dotarło także i do Polski. W tym kraju kserokopiarki pojawiły się dopiero w okolicach lat siedemdziesiątych, a zatem z ponad trzydziestoletnim opóźnieniem. Początkowo urządzenia te nazywano, wzorując się na pierwowzorze., kserami. Z czasem jednak sformułowano brzmiącą bardziej po polsku nazwę „kserokopiarka”. Obecnie bez tego urządzenia nie można wyobrazić sobie sprawnej i efektywnej pracy w biurze.